Au regard du droit du travail, l'employeur est tenu de mettre à disposition les moyens et le matériel nécessaires pour l'exécution du travail. Il peut le faire en nature (Par ex.: en mettant une voiture à disposition) ou en espèces (en payant une indemnité).
Par conséquent, dans certains cas, l'employeur accordera, en plus du budget mobilité, une indemnité de kilométrique supplémentaire pour les déplacements professionnels.
Cette indemnité kilométrique peut en outre être accordée exemptée de cotisations de sécurité sociale et d'impôts, moyennant le respect de certaines conditions.
Dans ce contexte, trois situations sont distinguées :
Le travailleur opte pour une voiture de société respectueuse de l'environnement avec carte de carburant dans le pilier 1
L'on peut alors supposer que l'employeur a mis à disposition les moyens nécessaires pour pouvoir effectuer les déplacements professionnels.
L'employeur n'est alors pas obligé de payer une indemnité complémentaire en plus de la voiture mise à disposition avec carte de carburant.
S’il le fait, l'indemnité kilométrique est alors soumise aux cotisations de sécurité sociale et aux impôts si le travailleur a utilisé sa voiture de société pour le déplacement professionnel auquel l'indemnité se rapporte.
Si, en revanche, le travailleur a utilisé sa propre voiture, les règles habituelles s'appliquent.
Le travailleur opte pour une voiture de société respectueuse de l'environnement sans carte de carburant dans le pilier 1
Dans ce cas, le travailleur aura encore toujours des frais supplémentaires quand il effectuera des déplacements professionnels avec la voiture.
L’employeur est alors obligé de payer, en plus de la mise à disposition du véhicule sans carte de carburant, une indemnité complémentaire, mais cette obligation est limitée aux frais réels de carburant. De plus, l’employeur peut entre-autres faire usage du forfait de 0,3542 euro par kilomètre – il s’agit du montant de l’indemnité kilométrique que l’Etat octroie aux membres de son personnel pour les déplacements de service avec un véhicule personnel (ce montant vaut pour la période du 1er juillet 2020 au 30 juin 2021). Les frais de carburant correspondent à 30 % du forfait précité.
Toutefois, si l'employeur accorde une indemnité kilométrique plus élevée, le montant qui dépasse les frais réels de carburant ou 30 % du forfait susmentionné, et dans la mesure où cette indemnité forfaitaire plus élevée n'a pas été déterminée conformément à certaines normes résultant d'observations répétées et de contrôles aléatoires, est soumis aux cotisations sociales et fiscales si le travailleur a utilisé sa voiture de société pour le déplacement professionnel auquel l'indemnité se rapporte.
Si, en revanche, le travailleur a utilisé sa propre voiture, les règles habituelles s'appliquent.
Le travailleur ne choisit pas de voiture de société dans le pilier 1
Quand le travailleur doit se déplacer à la demande de l'employeur et qu'il utilise à cet effet sa propre voiture, l'employeur doit en principe l'indemniser, mais cette obligation est limitée aux frais de voiture réels. En outre, l'employeur peut entre-autres utiliser le forfait entier de 0,3542 euro par kilomètre parcouru à des fins professionnelles.
Toutefois, si l'employeur accorde une indemnité kilométrique plus élevée, le montant qui dépasse les frais de voiture réels ou le forfait susmentionné, et dans la mesure où cette indemnité forfaitaire plus élevée n'a pas été déterminée conformément à certaines normes résultant d'observations répétées et de contrôles aléatoires, est soumis aux cotisations sociales et fiscales.