Le contrat doit être conclu avant que le budget mobilité soit octroyé pour la première fois.
Le contrat doit mentionner entre autres les éléments suivants :
le montant initial du budget mobilité ;
le fait que le travailleur qui obtient l'avantage d'un budget mobilité ne puisse plus bénéficier des exonérations sociales et fiscales spécifiques suivantes dans le cadre des déplacements entre le domicile et le lieu de travail :
l'exonération de l’intervention de l’employeur pour les transports en commun publics ;
l'exonération de l’intervention de l’employeur pour le transport en commun des membres du personnel organisé par l'employeur ;
l'exonération de l'indemnité vélo ;
l'exonération de l'avantage découlant de la mise à disposition d'un vélo de société.
Celui qui, depuis au moins 3 mois précédant immédiatement la demande du budget mobilité, cumulait déjà (le droit à) une voiture de société avec une indemnité ou un avantage de déplacement exonéré, peut continuer à combiner ce dernier avec le budget mobilité, avec maintien du traitement fiscal et social spécifique qui s'y rapporte. Il est recommandé de mentionner également cette exception - si elle s'applique - dans le contrat et de spécifier quels indemnités et\/ou avantages spécifiques sont visés.
Lors de l'introduction du budget mobilité, l'employeur doit faire connaître à tous les travailleurs les conditions qu'il veut y lier, en particulier les possibilités d'affectation dans les trois piliers. Il est recommandé de mentionner cette information complémentaire dans le contrat.
L'employeur communique au préalable au travailleur la façon dont le budget mobilité est calculé ainsi que son montant. Ceci se fait après la demande du travailleur et avant une décision positive éventuelle de l'employeur. Cette information doit également être reprise dans le contrat.
Le budget mobilité est alloué à partir d'une date à déterminer en concertation entre l'employeur et le travailleur. Il est recommandé que cette date soit précisée dans l'accord.