La loi prévoit des sanctions quand la demande formelle du travailleur et la décision positive de l'employeur d'accepter cette demande ne sont pas couchées dans un contrat qui fait partie intégrante du contrat de travail ou qu'elles le sont dans un contrat non valide.
Un contrat non valide est un contrat qui :
n'a pas été conclu avant le premier octroi du budget mobilité;
ne mentionne pas le montant initial du budget mobilité; ou qui
ne mentionne pas que le travailleur qui bénéficie de l'avantage d'un budget mobilité ne peut plus bénéficier des exonérations sociales et fiscales spécifiques susmentionnées dans le cadre des déplacements domicile-lieu de travail (voir question Comment introduire la demande de budget mobilité?).
Dans ces cas, le traitement social et fiscal spécifique du budget mobilité prend fin et l'employeur doit considérer le budget mobilité du travailleur comme un avantage salarial et le soumettre aux cotisations de sécurité sociale et à l'impôt.
En outre, s'applique alors une sanction issue du Code pénal social: l'absence d'un contrat, ou la rédaction d'un contrat non valide, est passible d'une sanction de niveau 2. Soit donc d'une amende administrative de 200 à 2.000 euros, soit d'une amende pénale de 400 à 4.000 euros (Les montants indiqués sont les montants de base, augmentés des décimes additionnels sur les amendes pénales). L'amende est à multiplier par le nombre de travailleurs concernés.
L’Administration accepte que l'octroi du budget mobilité soit directement réglé dans un addendum au contrat de travail individuel.
De cette manière, la procédure de demande peut être simplifiée et les éléments suivants peuvent être intégrés dans un seul document :
adresser une demande formelle à l'employeur;
communiquer au préalable au travailleur le mode de calcul du budget mobilité et son montant;
informer par écrit l'employeur de la demande; et
informer par écrit le travailleur de la décision.