Le montant du budget mobilité correspond :
au coût annuel brut pour l'employeur de la voiture de société à laquelle le travailleur renonce ou de la voiture de société pour laquelle il entre en ligne de compte ;
aux charges fiscales et parafiscales ;
aux coûts en rapport avec la voiture dans le cadre de la politique relative aux voitures de société, comme les coûts de financement, les coûts de carburant, la cotisation de solidarité due.
On prend comme point de départ le coût annuel brut total pour l’employeur du financement et de l’utilisation d’une voiture de société : le 'total cost of ownership' (TCO).
Ce TCO comprend le prix mensuel de leasing ou de la location de la voiture mais aussi tous les frais de carburant, les assurances, la cotisation de solidarité CO2, la TVA non déductible, l'impôt des sociétés sur les frais de voiture non déductibles, etc.
Lorsque l'employeur est propriétaire de la voiture de société, le coût de financement est remplacé par un amortissement annuel de 20%. Dans ce contexte, il y a lieu de tenir compte du coût réel pour l'employeur de la voiture de société, y compris donc les options et accessoires facturés, les remises accordées, et tous les frais de carburant, d’assurances, la cotisation de solidarité CO2, la TVA non déductible, l’impôt de société sur les frais de voiture non déductibles, etc. Une fois établi, ce montant est imputé sur le budget mobilité sur une base annuelle. La durée d'amortissement de la voiture de société restituée ou de la voiture de société à laquelle le travailleur a droit n'est pas pertinente à cet égard.
Lorsque le travailleur paie une contribution pour l'utilisation à des fins privées de la voiture de société, celle-ci est déduite du TCO.
En cas de mise à disposition d'une voiture électrique, les frais auto sont fiscalement déductibles à 120%. Comme cela représente une économie pour l'employeur, cet avantage fiscal sera déduit du TCO.
Le TCO comprend, comme nous l'avons dit, tous les frais accompagnant la mise à disposition de la voiture.
Lorsque l'employeur paie, dans le cadre de la politique relative aux voitures de société, les frais de car wash et de parking, ces coûts sont également ajoutés au TCO.
De même, les frais généraux auprès de la société de leasing (par exemple, les frais administratifs) doivent être ajoutés au TCO, à condition qu'ils puissent être clairement reliés à la voiture de société à laquelle le travailleur renonce.
Les amendes ne sont pas ajoutées au TCO parce qu'elles n'ont pas trait au véhicule mais au comportement sur la route du conducteur.
Les coûts de gestion du budget mobilité sont déduits du budget mobilité même. Ils n'ont donc pas d'impact sur le TCO.