La demande n'est possible que lorsque l'employeur a instauré le système du budget mobilité dans son entreprise.
Un travailleur qui souhaite bénéficier de l'offre de l'employeur doit introduire une demande par écrit auprès de l'employeur. Cette demande peut être remise par lettre ou par e-mail.
L'employeur décide d'accepter ou non la demande : il ne peut y être obligé. Un éventuel refus par l'employeur doit être justifié et basé sur des critères licites. La décision de l'employeur doit aussi être communiquée par écrit au travailleur.
L'employeur informe à l'avance le travailleur du mode de calcul du budget mobilité et de son montant. Ces informations sont communiquées après la demande du travailleur et avant une éventuelle décision positive de l'employeur. Le travailleur doit en effet avoir la possibilité de retirer sa demande sur la base de cette information.
La demande formelle du travailleur et la décision positive de l'employeur forment ensemble un accord qui fait partie du contrat de travail individuel. Le contrat reçoit le statut de document social, de sorte que les services d'inspection sociale puissent détecter, rectifier et sanctionner l'utilisation impropre du budget mobilité.
Le contrat doit être conclu avant que le budget mobilité soit octroyé pour la première fois. Il doit mentionner, entre autres, le montant initial du budget mobilité. Il doit en outre indiquer que le travailleur qui reçoit l'avantage d'un budget mobilité ne peut plus bénéficier des exonérations sociales et fiscales spécifiques suivantes dans le cadre des déplacements domicile-lieu de travail:
l'exonération de l’intervention de l’employeur pour les transports en commun;
l'exonération de l’intervention de l’employeur pour le transport collectif de membres du personnel organisé par l'employeur;
l'exonération de l'indemnité vélo;
l'exonération de l'avantage découlant de la mise à disposition d'un vélo d'entreprise.
Ceux qui ont cumulé (le droit à) la voiture de société classique, pendant au moins 3 mois précédant immédiatement la demande de budget mobilité, avec une indemnité de déplacement exonérée ou un autre avantage exonéré lié au déplacement peuvent encore bénéficier de cette combinaison avec le budget mobilité, avec maintien du traitement social et fiscal spécifique y afférent. Il est recommandé d'également mentionner cette exception dans le contrat (si elle s'applique) et de spécifier quelles indemnités et\/ou avantage sont visés précisément.